Ansøg om projektstøtte
Her finder du de samlede retningslinjer for modtagelse af projekttilskud fra Rotary Danmarks Hjælpefond. Retningslinjerne gælder for version 2026-2027.
Hvem kan få støtte?
Rotary- og Rotaractklubber samt andre, registrerede danske foreninger kan ansøge om tilskud fra fonden til sine projekter. Fonden yder ikke tilskud til private.
Ansøgninger fra andre eksterne foreninger skal anerkendes af en eller flere Rotaryklubber før Fonden kan behandle dem.
Når der nedenfor refereres til en Rotaryklub, omfatter dette også Rotaractklubber.
Forudsætninger
Fonden ønsker at få hjælpeindsatsen ud til flest mulige modtagere, skabe størst mulig værdi for dem og opnå mest mulig opmærksomhed omkring Rotaryklubbernes arbejde. Derfor stiller Hjælpefonden en række betingelser for at yde støtte til projekterne.
Hvis klubben først skal indsamle penge for at kunne realisere projektet, skal denne indsamling være tilendebragt inden klubben søger om en projektbevilling.
Offentlige indsamlinger kræver tilladelse som du kan søge om på Hjælpefondens ansøgerportal (se mere under 6.a).
Det er bedst at få tilsagn fra Fonden inden I skaber forventninger hos modtagerne om senere støtte. Derved bringes ingen i forlegenhed.
Vi ønsker godt forberedte, originale projekter hvor Fondens bidrag er tænkt ind fra begyndelsen.
I lyset af støtteformål og -modtager ønsker vi størst mulig involvering fra klubbens side. Vi ønsker ydermere at Fondens bidrag skal være væsentligt for at kunne gennemføre projektet.
Derfor støtter Hjælpefonden ikke donationer. En donation er en ren pengeoverførsel uden nærmere betingelser eller øremærkning, og uden noget reelt engagement fra klubbens side.
Derfor afvises også støtte til f.eks. Shelterbox og andre bokssystemer, Rotarys globale indsamlinger mm.
Julehjælp er dog undtaget. Her accepteres donationer, men klubberne tilskyndes fortsat til at engagere sig i at levere hjælpen.
Klubben må gerne samarbejde med andre organisationer om et projekt (Se afsnit 6c). Vi beder imidlertid om at projektet etableres, administreres og leveres af Rotary.
Det må gerne være en udenlandsk Rotary-enhed, og der kan også være samarbejdspartnere involveret i leverancen, men Rotarys aftryk skal være markant.
I overensstemmelse med reglerne for donationer, støtter vi ikke andre organisationer direkte. Vi støtter et konkret formål, som sagtens kan realiseres sammen med andre nationale eller internationale NGO’er, men da i overensstemmelse med forudsætning 4.
Fondens bevillinger kan ikke anvendes som et legat eller en præmie. Det glæder kun den ene person, skaber ingen varig forandring og fremmer ikke den projektaktivitet som Fonden ønsker.
Vi støtter heller ikke udgifter til rotarianeres og andre medlemmer af projektgruppens rejser, ophold eller forplejning, lige som udgifter til rene sociale formål, skal afstemmes med Rotarys værdier og Firepunktsprøven.
Både Hjælpefonden og Rotary Foundation ønsker at skabe varige forandringer. Når Rotary er ”gået hjem”, skal projektet stadig stå.
Vi støtter f.eks. anskaffelse af materiel, indretning, produktion, visse former for opkvalificering og aktiviteter til fordel for et værdigt behov. Ved tvivl, kontakt distriktsrepræsentanten i dit distrikt.
Derfor støtter vi ikke omkostninger til drift, administration og aflønning. Den slags omkostninger har det med at forsvinde i helheden og skaber ikke den for Rotary ønskede opmærksomhed.
Hjælpefonden kan dog godt støtte honorar til specialister eller eksperter, der indgår i projektleverancen og uden hvis assistance formålet fortabes.
For at få mest mulig støtte ud til flest mulige modtagere, ønsker vi ikke at tilgodese det samme formål for samme ansøger år efter år. Der må ikke ”gå automatik” i støtten fra Hjælpefonden.
Klubben må gerne støtte samme modtager igen, men da med et andet formål.
Beløb
Tilskudsbeløbenes maksimale størrelse revurderes løbende af Hjælpefondens ledelse. Om vort bidrag gælder følgende:
Hjælpefonden stiller hvert regnskabsår en pulje til rådighed for hver klub på kr. 30.000. De kan bruges på et eller flere projekter.
Hjælpefondens bidrag kan højst være af samme størrelse som klubbens egenfinansiering.
Til julehjælp som f.eks. julegaver eller juletræsarrangementer, ydes maksimalt kr. 5.000 i tilskud pr klub hvert andet år. Julehjælp ydes kun til Rotaryklubber.
Når Fondens bevillinger i regnskabsåret er opbrugt, standses sagsbehandlingen indtil nyt regnskabsår.
Midler bevilget fra The Rotary Foundation som District Grant eller Global Grant, indregnes ikke i klubbens eget bidrag og matches altså ikke af Hjælpefonden.
Ansøgningsprocessen
Ansøgningen og al kommunikation med Hjælpefonden foregår gennem GrantOne.
Før klubben går i gang med at udfylde ansøgningen er det en fordel hvis der er fuldt overblik over projektets indtægter og udgifter, praktik, organisation mm.
Hvis flere klubber søger sammen, skal vi kende deres individuelle bidrag til projektøkonomien. Alle oplysninger indskrives i ansøgningen hvor der skal være fuld dokumentation for kapitalfremskaffelse og -anvendelse.
Fondens ansøgningssystem er GrantOne. Al kommunikation mellem Hjælpefonden og ansøger sker gennem portalen.
Ved første anvendelse opretter brugeren en personlig brugerprofil. Den kan bruges igen. Når alle relevante felter i ansøgningen er udfyldt og eventuelle bilag lagt op, sendes ansøgningen. Brugeren modtager en kvittering på indsendelsen.
Gå til GrantOne →Efter Fondens modtagelse gennemgås ansøgningen først af repræsentanten fra ansøgers distrikt. Det sikrer størst muligt kendskab til ansøger.
Distriktsrepræsentanten ser, at alle nødvendige oplysninger er til stede, samt at ansøgningens formål ligger indenfor Retningslinjerne. Ansøger kan i hele forløbet blive bedt om at sende yderligere oplysninger.
Distriktsrepræsentanten gennemgår ansøgningen, giver sin indstilling og sender den videre til det øvrige forretningsudvalg, der ligeledes afgiver deres indstilling.
Når et samlet Forretningsudvalg har afgivet sin indstilling sendes ansøgningen til bestyrelsens øvrige medlemmer, der også skal tage stilling.
Er der herefter almindeligt flertal for en given afgørelse, sender Formanden tilsvarende besked til ansøger. Den samlede proces kan tage op til en måned.
Når bevillingsbrevet er modtaget, kan klubben gå i gang med arbejdet. Klubben skal lægge pengene ud for projektet i hele etableringsfasen.
Sker der herefter ændringer i forudsætningerne for projektet, skal Hjælpefonden have besked. Mindre ændringer som f.eks. en forsinkelse, personændringer o.lign., kan vedligeholdes i portalen. Ved større ændringer, f.eks. i formål eller forudsætninger, råder vi ansøger til at kontakte distriktsrepræsentanten for at få nærmere forholdsregler.
Bemærk! Hjælpefonden kan afvise at støtte projekter hvor regnskab, beretning mm. (Se 5.e) ikke modsvarer klubbens ansøgning.
Senest en måned efter at klubben har afsluttet projektet skal den lægge regnskabet og alle relevante bilag, en kort beretning og gerne fotos op på portalen.
Klubben anmoder om udbetaling via portalen og Hjælpefondens forretningsfører vil da gennemgå regnskabet og kontrollere at alting stemmer. I så fald udbetales pengene til den konto klubben har anført.
Hvis omkostningen til projektet bliver lavere end budget og bevilling, deles differencen ligeligt mellem klubben og Fonden indtil niveauet for klubbens egenfinansiering.
Hvis projektsummen bliver højere end budget og bevilling, skal klubben dække differencen. Hjælpefonden kan ikke øge sit tilsagn på dette tidspunkt.
Bemærk! Forretningsudvalget kan afvise en bevilling hvis klubben ikke tre måneder efter ansøgningens slutdato har anmodet om udbetaling. Hvis District Grant eller Global Grant indgår, begynder de tre måneder først når de forskellige Grants er godkendt.
Særlige forhold
At gennemføre en indsamling i offentligheden kræver tilladelse under Indsamlingsloven. Hjælpefonden er godkendt under Indsamlingslovens §4 og har en flerårig, kollektiv indsamlingstilladelse under hvilken klubber kan søge gratis.
Klubber og distrikter kan således bruge Fondens ansøgerportal til at ansøge om indsamlingstilladelse til lokale eller nationale indsamlinger. En indsamling kan ikke være generel, men kræver et bestemt ”øremærket” formål.
Hjælpefonden er godkendt under Ligningslovens §§8 og 12, der giver indbetaleren mulighed for skattefradrag. Privatpersoner og firmaer kan således donere beløb til indsamlinger. Disse kan siden tilgodese projekter som Hjælpefonden yder tilskud til.
Kriteriet er at klubben ansøger om at få en indsamling gjort berettiget til skattefradrag. Ansøgningen sendes pr. mail til Hjælpefondens forretningsfører på rdhjan@rotary.dk.
Hjælpefonden skal oplyse indbetalte beløb til SKAT.
For at opnå skattefradrag for indbetalinger, skal disse foretages via Fondens indbetalingssystem hvortil adgang findes på www.rotary.dk under ”Humanitært”. Bidragsyderens CPR- eller CVR-nummer skal oplyses.
En donation til en indsamling kan ikke refunderes i fald projektet opgives. Donationen kan dog, efter dialog med forretningsføreren, overføres til en anden godkendt indsamling.
En klub kan samarbejde med en anden organisation om et projekt, der får tilskud fra Fonden. Det forudsætter, at der foreligger en underskrevet samarbejdsaftale parterne imellem.
Samarbejdsaftalen skal udfyldes og indsendes, når ansøgning om støtte er fremsendt. Aftalen skal præcisere, hvem der har ansvaret for de enkelte elementer i projektet, herunder økonomien. Aftalen skal også beskrive Rotaryklubbens aktive medvirken i projektet.
Hjælpefonden støtter ikke udenlandske klubbers projekter, medmindre der er et formaliseret samarbejde med en dansk Rotaryklub og den danske klub er styrende.
Alle projekter bør fremstå som Rotary projekter.
Der vil, efter forretningsudvalgets afgørelse, kunne gives støtte til delaktiviteter i en organisation, hvor klub eller distrikt er styrende, og hvor der foreligger en underskreven samarbejdsaftale. Dog kræver det, at klubbens medlemmer er involveret i udførelsen af projektet.
Når en Rotaryklub kontaktes af en ekstern forening, som beder om en anbefaling til et projekt, går dette projekts bevilling fra den anbefalende klubs årspulje, som derfor altså ikke kan bruges på klubbens egne projekter.
Klar til at søge?
Når projektet er forberedt, og I har sikret jer, at det opfylder retningslinjerne, oprettes og indsendes ansøgningen i GrantOne.